Dalam sebuah organisasi, diperlukan adanya sebuah sistem yang dapat membantu mencapai tujuan-tujuan bersama. Pada sebuah perusahaan, dalam hal ini usaha kecil menengah, sistem informasi yang digunakan salah satunya ialah sistem informasi pemasaran. Bagaimana perancangan sistem informasi pemasaran dan implementasinya pada sebuah usaha akan dipaparkan secara lengkap di sini.

Definisi dan Tahapan Perancangan Sistem Informasi Secara Umum

Perancangan merupakan aktivitas menata, menyusun, atau mereka cipta, sementara sistem adalah kumpulan bagian-bagian komponen atau elemen yang bekerja sama dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Nah, informasi ialah penerangan atau kesimpulan yang dihasilkan dari pengolahan data dapat juga diartikan sebagai fakta yang diberikan atau dipelajari mengenai sebuah objek. 

Jadi perancangan sistem informasi yaitu aktivitas yang berhubungan dengan penataan atau penyusunan informasi menjadi sebuah kumpulan bagian-bagian yang dapat dijadikan satu kesatuan untuk mencapai tujuan.

Perancangan sistem tak dapat dilepaskan dari kegiatan analisis. Pasalnya, sistem yang baik hanya dapat dihasilkan dari analisis yang lengkap dan terperinci dari segi input, pemrosesan, hingga pelaporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. 

Analisis dilakukan dengan proses identifikasi masalah dan menentukan batasan masalah. Proses ini dilakukan untuk mendefinisikan permasalahan pada sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi pengguna akhir, dan menganalisis keamanan sistem. Identifikasi batasan masalah pula dilakukan untuk menemukan batasan pemrosesan dan tingkat efisiensi sistem. 

Tahapan Perancangan Secara Umum

Perancangan sistem informasi merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi. Urutan tahapan pengembangan sistem informasi sendiri yaitu perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan, dan pemeliharaan.

Pada tahap perancangan sistem informasi, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu kebutuhan perusahaan, operator, pemakai, dan teknis.

Apa Itu Sistem Informasi Pemasaran?

Sistem informasi pemasaran adalah sistem yang terdiri atas prosedur-prosedur yang ditujukan untuk mengatur usaha-usaha pemasaran. Sistem tersebut nantinya digunakan untuk menganalisis, menyortir, mendistribusikan informasi, dan mengevaluasi keputusan yang akan diambil oleh perusahaan.

Di samping itu, sistem tersebut merupakan sistem komputerisasi yang membantu mengumpulkan dan mengatur aliran informasi. Sistem yang dapat dibuat oleh software house itu juga dapat memelihara kegiatan pemasaran dalam organisasi yang meliputi pengembangan dan peningkatan produk, penetapan harga, pengemasan, distribusi, serta pemilihan media pemasaran.

Dalam sistem informasi pemasaran terdapat sumber daya manusia, teknologi, dan prosedur yang dapat membantu mengumpulkan, mengurutkan, menganalisis, menilai data serta mendistribusikan informasi. Informasi tersebut harus dapat disediakan oleh sistem secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk mengarahkan manajemen menuju pengambilan keputusan pemasaran. 

Lebih lengkapnya, sistem informasi pemasaran merupakan gabungan keputusan yang berkaitan beberapa hal, yaitu:

1. Strategi Pemasaran

Strategi pemasaran merupakan campuran unsur-unsur yang disebut bauran pemasaran atau dikenal sebagai 4P, yaitu:

1. Product, produk yang dibeli oleh pelanggan untuk memenuhi kebutuhan. 
2. Promotion, kegiatan yang berhubungan dengan cara-cara untuk mendorong penjualan.
3. Place, berhubungan dengan cara distribusi produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi.
4. Price, semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar pelanggan.

2. Komponen-komponen Dasar

Dalam sistem informasi pemasaran terdapat komponen-komponen dasar seperti sistem informasi pada umumnya yaitu input, model, output, basis data, teknologi, dan kontrol. 

Komponen-komponen dasar sistem informasi pemasaran yaitu:

a. Lingkungan Internal

Sistem informasi pemasaran dibuat sebagai sarana bagi manajer pemasaran untuk membuat keputusan efektif demi memberikan kontribusi dalam mencapai target perusahaan. Lingkungan internal yang dimaksud meliputi:

• Manajer-manajer yang memanfaatkan sistem tersebut.
• Jenis-jenis keputusan yang harus dibuat.
• Sasaran perusahaan yang seharusnya jadi pedoman dalam mengambil keputusan secara keseluruhan.
• Faktor sosial-budaya dan politik internal yang berpengaruh terhadap aktivitas organisasi dalam mengambil keputusan. 

b. Perangkat Pengguna

Perangkat pengguna merupakan peralatan yang digunakan langsung berupa perangkat atau proses-proses yang digunakan oleh manajer-manajer yang menggunakan sistem informasi pemasaran, termasuk di dalamnya:

• Komputer yang diharapkan oleh pengguna.
• Jalur informasi yang ditampilkan saat penggunaan sistem.
• Jenis-jenis pengetahuan yang diperlukan dalam penggunaan sistem.
• Printer dan perangkat pembuatan laporan-laporan untuk mendokumentasikan analisis yang menjadi dasar pengambilan keputusan.

c. Database

Database merupakan kumpulan dokumen yang tersusun dengan baik dan bisa digunakan untuk menghubungkan satu data dengan yang lain. 

Terdapat dua kategori data yaitu data internal dan eksternal. Data internal merupakan informasi yang dikumpulkan oleh perusahaan yang merupakan rutinitas aktivitas bisnis, termasuk di dalamnya pergerakan internal sumber-sumber di antara departemen-departemen dan pertukaran informasi dengan lingkungan luar. Contohnya, data internal yang mencakup rekaman-rekaman penjualan, pembelian, laporan komisi penjual kembali, dan informasi stok barang. 

Sementara itu, yang dimaksud data eksternal ialah informasi yang disediakan oleh sumber yang berada di luar perusahaan. Contohnya, informasi terkait tren pasar dan penjualan, data dari mitra bisnis, dan data dari agen-agen pemerintah.

Data saja tidak cukup untuk menentukan sebuah keputusan dalam pemasaran. Agar dapat digunakan, data perlu dikelola dalam sistem informasi yang sistematis dan terdokumentasi dengan baik dari database yang berhubungan. 

d. Software Aplikasi

Semua informasi yang tersedia harus dikelola sebagai bagian dari sistem informasi pemasaran. Salah satunya berupa software aplikasi yang dikerjakan oleh perusahaan software development berpengalaman. Perangkat ini merupakan program-program yang digunakan oleh manajer pemasaran untuk mengakses data yang ada di dalam database. Perangkat lunak tersebut juga dapat digunakan untuk menganalisis data dalam menyediakan informasi sebagai pemberi arah dalam pengambilan keputusan pemasaran. Software aplikasi tersebut pun mampu memindahkan data dari database ke dalam informasi yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.

e. Dukungan Administrasi

Dukungan administrasi berfungsi sebagai pemberi arah, proses, prosedur, dan kebutuhan dalam pemeliharaan integritas sistem serta mendukung manajer dalam penggunaan sistem. Dukungan administrasi juga meliputi sistem manajer yang memiliki tanggung jawab memelihara perangkat keras ataupun lunak sebagai pemantau aktivitas dan memastikan kebijakan terpenuhi. Jika sistem informasi pemasaran berjalan tidak efektif dalam pembuatan keputusan, maka harus ada prosedur yang jelas untuk mengatur masukan data dan mengakses data dalam sistem.

Tujuan Sistem Informasi Pemasaran

Dalam penyusunan sistem informasi pemasaran, ada sejumlah pertimbangan khusus dan mempunyai tujuan penting. Tujuan dari sistem informasi pemasaran yaitu:

1. Mengetahui Kebutuhan Pelanggan

Kebutuhan pelanggan dapat dilihat dari data pemasaran periode sebelumnya dengan cara mengamati daftar produk apa saja yang dibeli oleh konsumen. 

Dengan data tersebut, proses produksi menjadi lebih efisien dan tertarget, menghindari produk yang kurang diminati, serta membantu perusahaan meningkatkan profit. Biaya produksi pun dapat difokuskan pada produk yang dibutuhkan konsumen. Selain itu, biaya promosi juga menjadi lebih kecil karena lebih terarah. 

2. Memutuskan Rencana Pemasaran Selanjutnya

Sistem informasi pemasaran dapat digunakan sebagai dasar dalam memutuskan rencana pemasaran yang efektif dan efisien. Melalui sistem yang ada, setidaknya dapat menentukan target pasar, jumlah produk yang akan dipasarkan, hingga besarnya target keuntungan yang harus didapat. 

3. Mengurangi Risiko dalam Penjualan

Sistem informasi pemasaran dapat menjadi rujukan identifikasi risiko, khususnya dalam persaingan bisnis. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan keputusan untuk menciptakan produk yang lebih baik dari produk kompetitor. 

Sumber Informasi dalam Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran adalah serangkaian metode pemasaran yang saling berhubungan secara sistematis untuk mendapatkan pelanggan baru ataupun mengorganisasikan pelanggan lama secara berkesinambungan. Sistem informasi pemasaran juga diartikan sebagai suatu struktur dan interaksi kompleks antara manusia, mesin, dan cara untuk menghasilkan alur informasi yang tepat dan teratur sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Adanya sistem informasi pemasaran sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi peluang pasar, strategi pemasaran, hingga konsep pemasarannya.

Dalam sistem informasi pemasaran, terdapat beberapa sumber informasi yaitu:

1. Catatan Internal Perusahaan

Catatan internal perusahaan adalah informasi dasar yang digunakan oleh manajer bagian pemasaran untuk membuat strategi marketing yang akan dilakukan. Catatan tersebut terdiri dari informasi data alur penjualan, jumlah pesanan, pembayaran, dan perancangan pembuatan laporan.

Yang menjadi inti sistem pencatatan internal perusahaan yaitu informasi jumlah pesanan sampai data pembayaran. Alur pemesanan sendiri dimulai dari pesanan yang dilakukan oleh pelanggan, kemudian diteruskan unit pemesanan ke unit lainnya hingga produk dapat dikirim ke pelanggan sesuai waktu yang telah ditentukan. 

Selanjutnya, informasi tersebut dapat berguna sebagai rujukan prediksi kebutuhan dan kecenderungan konsumen di pasaran. Dengan informasi itu, perusahaan dapat membuat inovasi yang strategis dan menguntungkan. Rancangan sistem informasi ini harus berorientasi pada penggunanya untuk mempermudah pemakaian dan penyampaian informasi yang akurat.

2. Intelijen Pemasaran

Intelijen pemasaran bertugas melakukan pengamatan untuk mendapatkan informasi mengenai ekosistem pemasaran. Pengamatan dilakukan harus sesuai arahan agar memperoleh informasi yang akurat. Kegiatan pengamatan dapat dilakukan tanpa penyelidikan baik secara formal maupun informal.

3. Analisis Pemasaran

Sumber informasi ini berupa hasil pemrosesan data mulai dari perancangan, pengumpulan, pemeriksaan, hingga pembuatan laporan. Untuk menjalankan analisis, perusahaan dapat bekerja sama dengan perusahaan jasa riset perusahaan ataupun membentuk unit tersendiri di dalam perusahaan.

4. Analisis Pendukung Keputusan

Dalam sistem, pendukung keputusan dapat berbentuk hardware ataupun software yang bermanfaat bagi kegiatan tersebut. Analisis sendiri bertujuan untuk memproses data yang sudah diperoleh untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan.

Komponen-komponen Dalam Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran memiliki komponen yang tak jauh berbeda dari sistem informasi pada umumnya. Komponen di dalamnya meliputi input, output, model, teknologi, basis data, serta kontrol. Perbedaannya dengan sistem informasi lain terletak pada konteks letak sistem informasinya yaitu pada komponen output yang berupa laporan informasi pemasaran dan input berupa data pemasaran.

1.  Komponen Input Sistem Informasi Pemasaran

Input pada sistem informasi pemasaran ialah berupa data berisi transaksi pemasaran di dalam perusahaan. Data tersebut dikumpulkan oleh subsistem intelijen menggunakan operasi pemasaran melalui sebuah penelitian khusus. Di dalam input sendiri terdapat beberapa komponen yaitu:

1. Sistem informasi akuntansi, sebuah sistem yang berisi catatan penjualan secara rinci sebagai dasar pembuatan laporan. Sistem ini digunakan untuk mengolah data dan memberikan informasi berupa laporan khusus. Sistem informasi akuntansi berguna untuk mengumpulkan data yang dapat menjelaskan transaksi pemasaran di dalam perusahaan.
2. Subsistem penelitian pemasaran, komponen yang bertugas mengumpulkan data tentang semua aspek kegiatan pemasaran penjualan utamanya yang berhubungan dengan pelanggan. Data yang perlu dihimpun di sini terdiri dari data sekunder dan primer. 
3. Subsistem intelijen pemasaran, subsistem yang bertugas mendapatkan informasi dan data tentang kompetitor perusahaan. Subsistem ini juga berfungsi mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang terkait operasi pemasaran. 

2.  Komponen Model Pemasaran

Komponen model yaitu cetakan untuk mengubah input menjadi output. Model pemasaran merupakan bagian dari sistem informasi pemasaran untuk mendapatkan informasi sesuai kebutuhan pengguna sistemnya. Model pemasaran digunakan untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 

Pada sebuah sistem informasi terdapat berbagai model yang dimanfaatkan untuk memperoleh laporan kebutuhan anggaran operasional, strategi memberikan harga produk, pemilihan lokasi, serta evaluasi produk baru dan lama. Dalam pemilihan jalur pengiriman yang optimal, pemilihan salesman, hingga pemilihan media promosi efektif juga diperlukan komponen ini. 

3.  Komponen Output Pemasaran

Di dalam komponen output pemasaran terdapat beberapa subsistem yaitu subsistem produk, subsistem promosi, dan subsistem harga. 

1. Subsistem Produk

Subsistem produk adalah semua perangkat lunak yang memberikan informasi mengenai produk kepada manajer. Manajer pemasaran bertugas mengintegrasikan taktik dan strategi dari setiap unsur bauran pemasaran menjadi rencana pemasaran yang menyeluruh. 

2. Subsistem Tempat

Subsistem tempat meliputi semua saluran distribusi yang digunakan perusahaan dalam mengirimkan produk hingga sampai ke tangan konsumen. 

3. Subsistem Promosi

Subsistem promosi ialah bagian yang menginformasikan manajer tentang penjualan secara langsung dan promosi produk. 

4. Subsistem Harga

Subsistem harga berisi informasi tentang harga produk yang dikeluarkan. Ada dua pendekatan dalam subsistem harga yaitu menentukan harga dari biaya dan berdasarkan permintaan. Penentuan berdasarkan biaya dilakukan dengan menetapkan besarnya biaya yang sudah dikeluarkan serta memasukkan tambahan yang diinginkan, sedangkan penentuan berdasarkan permintaan dilakukan dengan mematok harga berdasarkan nilai yang diberikan oleh konsumen. Poin penting dari pendekatan ini ialah menganggarkan permintaan secara tepat dan memberikan pemahaman tentang konsumen dan pasar yang baik. 

5. Subsistem Bauran Terintegrasi

Subsistem bauran terintegrasi merupakan subsistem yang membantu manajer terkait untuk meningkatkan strategi dalam pemasaran. 

Selain komponen-komponen di atas, ada juga yang membagi komponen sistem informasi pemasaran ke dalam 5 bagian berikut:

4. Informasi Internal

Informasi internal meliputi database konsumen berupa analisis penjualan, laporan penjualan, biaya-biaya permintaan, biaya-biaya penjualan, dan semua data mentah pada perusahaan. Data-data tersebut dapat diproses menjadi informasi yang berguna bagi kelangsungan perusahaan serta dapat dijadikan peluang menyasar target pemasaran. Seluruh data tersebut dapat diproses menjadi informasi yang berguna untuk kelangsungan perusahaan.

5. Informasi Eksternal

Informasi eksternal merupakan analisis keadaan di luar pada cakupan wilayah yang lebih luas meliputi informasi dari pesaing, konsumen, dan risiko bisnis. Informasi dari luar dapat berupa kritik dan saran dari konsumen yang dapat menjadi kontribusi paling baik dan membuat konsumen lebih loyal.

6. Posisi Informasi

Setiap informasi yang masuk dapat diidentifikasi posisinya, apakah berupa informasi positif atau negatif. Setelah diketahui posisinya, informasi dapat digunakan sebagaimana mestinya.

7. Keputusan

Keputusan merupakan segala bentuk tindakan yang diambil terhadap segala informasi yang masuk terutama informasi eksternal berupa saran. Dalam hal ini, apakah manajemen akan mengambil tindakan terhadap saran tersebut atau mengabaikannya. 

8. Perkiraan

Komponen perkiraan merupakan prediksi terhadap masa depan perusahaan yang didasari oleh informasi yang didapat dan pengaruh yang timbul dari informasi tersebut. 

Penerapan Sistem Informasi Pemasaran untuk Usaha Kecil Menengah

Menurut departemen perdagangan, usaha kecil merupakan bentuk usaha yang modal kerjanya kurang dari Rp25 juta. Sementara menurut Badan Pusat Statistik (BPS), industri kecil merupakan usaha yang menggunakan tenaga kerja antara 5 hingga 19 orang. 

Dalam sebuah usaha atau perusahaan, sistem informasi pemasaran mempunyai beberapa fungsi, yaitu menilai kebutuhan informasi, mengembangkan informasi yang dibutuhkan, dan mendistribusikan informasi.

Langkah-langkah untuk membangun sistem informasi yaitu:

1. Analisis, yaitu melakukan pengumpulan data dari UKM.
2. Desain, memilih peralatan, merinci program, dan merancang sistem.
3. Coding, membangun sistem informasi.
4. Testing, uji coba dan pengisian sistem.
5. Maintenance, pemeliharaan sistem agar selalu berjalan efektif.

Tahap-tahap Perancangan Sistem Informasi Pemasaran

Dalam pembuatan sistem informasi pemasaran untuk usaha kecil, terdapat beberapa tahap yang harus dilakukan yaitu:

1. Identifikasi 

Identifikasi dilakukan untuk merumuskan masalah sehingga tujuan pembangunan sistem menjadi lebih jelas dan terarah.

2. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan, peninjauan, dan mengumpulkan dokumen dari tempat usaha. Tahap ini bisa dilakukan melalui wawancara dengan pemilik usaha untuk memperoleh data yang konkret dan akurat, dapat juga dari catatan penjualan dari tempat usaha tersebut.  

3. Analisis Sistem

Pembangunan sistem yang ditujukan untuk meningkatkan penjualan perlu melalui proses analisis. Analisis dilakukan terhadap interaksi di dalam sistem informasi pemasaran usaha kecil dan menengah tersebut.

4. Perancangan Sistem

Pada tahap ini, mulai dilakukan perancangan sistem menggunakan metode prototype yang meliputi perancangan proses, perancangan basis dan perancangan antarmuka. Dalam pembuatan prototype memerlukan bantuan IT consultant karena menggunakan teknik yang rumit terkait siklus hidup pengembangan sistem secara keseluruhan. 

5. Pembuatan Laporan

Laporan dibuat untuk memberikan hasil analisis untuk meningkatkan penjualan. Di dalam laporan akan disajikan permasalahan terkait sistem yang sedang berjalan dan solusi yang harus diambil.

Contoh Penerapan Sistem Informasi Pemasaran pada Usaha Kecil dan Menengah

Penerapan sistem informasi pemasaran pada usaha kecil dapat dilihat dari contoh kasus sebuah usaha toko pakaian online yang ingin menaikkan keuntungan.

Dalam sistem yang berjalan, penjual menghubungi calon pembeli lewat telepon untuk menawarkan produk. Jika mereka tertarik, penjual akan mendatangi mereka untuk menawarkan produk secara langsung. Setelah calon pembeli tertarik, maka akan langsung membelinya. 

Berdasarkan situasi tersebut, maka segera dilakukan analisis kebutuhan sistem yaitu memecah sistem menjadi beberapa subsistem agar proses identifikasi masalah, hambatan, dan peluang yang ada menjadi lebih mudah.

Setelah dilakukan identifikasi, toko pakaian tersebut ternyata mempunyai kelemahan dalam pemasaran seperti:

1. Pemasaran dilakukan secara manual sehingga informasi lambat diterima oleh konsumen sehingga toko lambat berkembang.
2. Informasi kepada pelanggan terbatas hanya dari mulut ke mulut.
3. Jangkauan wilayah promosi terbatas.
4. Penjualan produk kurang optimal.
5. Penanganan terhadap proses penjualan lambat.

Untuk mengatasi masalah tersebut, kemudian dibangun sebuah toko online berbasis situs yang cepat dan akurat oleh perusahaan website development sebagai sarana promosi dan transaksi dengan pelanggan. 

Kesimpulan

Sistem informasi pemasaran memiliki peran penting bagi masa depan perusahaan. Ketika menerapkan sistem informasi pemasaran, perusahaan dapat memproses informasi yang tersedia, mempermudah manajemen waktu, mampu bergerak lebih sigap ketika terdapat kekeliruan data, dan dapat mengontrol perkembangan bisnis. 

Hasil dari sistem tersebut dapat diimplementasikan dalam bentuk website atau aplikasi yang dibuat oleh mobile app development. Jadi, dengan adanya perancangan sistem informasi pemasaran yang terkomputerisasi, perusahaan dapat berkembang dan mencapai target yang diinginkan dan meningkatkan kinerjanya.

Lalu bagaimana caranya membuat sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis? Perlu adanya estimasi yang sesuai, dan scope yang tepat dalam merancang sistem informasi. 

Softwareseni, adalah salah satu software house yang bisa menjadi solusi perancangan sistem informasi untuk kebutuhan bisnis anda. Kami (Softwareseni) telah dipercaya oleh brand dan perusahaan besar untuk membantu menyediakan teknologi untuk kebutuhan bisnis mereka. Brand seperti Traveloka, Angkasa Pura, hingga Museum Kepresidenan Yogyakarta, telah mempercayakan kebutuhan akan sistem teknologi mereka kepada kami.

Mengapa harus Softwareseni? Softwareseni telah memiliki lebih dari 100 staf dengan berbagai keahlian untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi anda. Selain itu kami (Softwareseni) memiliki teknologi yang lengkap untuk mendukung kebutuhan teknologi tersebut, seperti Laravel, React, Ruby on Rails, Scala, New Relic, dan masih banyak lagi. 

Apa hanya sebatas itu? Tidak, Softwareseni berdedikasi untuk menjadi pilihan yang tepat bagi anda. Softwareseni akan mendampingi anda dalam membangun sistem yang sesuai untuk kebutuhan bisnis anda, Softwareseni akan mendampingi anda mulai dari estimasi proyek, scoping, designing, building sampai dengan adjustment untuk memperoleh hasil yang maksimal.

Softwareseni juga menerapkan compliance security, yang merupakan salah satu yang terbaik dibanding dengan perusahaan lainnya. Softwareseni akan menjamin kerahasiaan dan privasi anda jika berkerjasama dengan kami. Salah satu dari compliance security dari Softwareseni adalah, setiap anggota kami tidak diperkenankan menggunakan jaringan publik (seperti internet cafe, mall, dan lainnya) untuk keperluan pekerjaan. Softwareseni telah menyediakan jaringan private untuk mengakomodir kebutuhan tersebut, sehingga anda tidak perlu khawatir lagi mengenai permasalahan privasi. 

So, Softwareseni merupakan pilihan terbaik bagi anda sebagai pelaku bisnis untuk menjadi partner anda dalam mengembangkan sistem teknologi bisnis anda.