Proses tender merupakan salah satu proses yang penting dalam kegiatan perusahaan, terutama dalam pengadaan barang dan jasa. Namun, proses ini juga dapat menjadi cukup rumit dan memakan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan solusi yang dapat membantu mengelola proses tender dengan lebih efisien dan efektif. Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan adalah sistem manajemen tender.
Pengertian Sistem Manajemen Tender
Sistem manajemen tender adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses tender. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam pengelolaan dokumen, pendaftar, dan pengumuman hasil. Fitur-fitur yang ada di dalam sistem ini dapat membantu Anda dalam menyederhanakan proses tender dan menghemat waktu yang dibutuhkan.
Cara kerja sistem manajemen tender cukup sederhana. Anda dapat mengunggah dokumen yang diperlukan untuk proses tender ke dalam sistem, seperti RFP, RFT, dan lain-lain. Kemudian, Anda dapat mendaftarkan pendaftar yang akan ikut dalam proses tender dan mengelola data pendaftar tersebut. Setelah proses tender selesai, Anda dapat mengumumkan hasilnya melalui sistem ini.
Sistem manajemen tender juga dapat digunakan untuk melacak status proses tender dan mengetahui informasi tentang pendaftar yang ikut dalam proses tersebut. Hal ini akan sangat membantu Anda dalam mengelola proses tender dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan yang tepat.
Contoh kasus yang dapat Anda lihat adalah perusahaan X yang sudah menggunakan sistem manajemen tender ini. Setelah menggunakan sistem ini, perusahaan X dapat menyelesaikan proses tender dengan lebih cepat dan efisien. Selain itu, sistem ini juga membantu perusahaan X dalam menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan yang tepat.
Fitur Utama Sistem Manajemen Tender
Ada beberapa fitur utama yang membuat sistem manajemen tender menjadi solusi efisien dan efektif untuk mengelola proses tender dan berikut ini adalah beberapa fitur yang dapat Anda temukan dalam sistem manajemen tender:
Dokumen Management
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengunggah dan mengelola dokumen yang diperlukan untuk proses tender seperti RFP, RFT, dan lain-lain. Anda dapat mengatur akses ke dokumen tersebut agar hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Pendaftaran Pihak Tender
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mendaftarkan pihak yang akan ikut dalam proses tender. Anda dapat mengelola data pendaftar seperti nama perusahaan, kontak, dan dokumen yang diperlukan.
Pengumuman Hasil Tender
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengumumkan hasil tender secara online. Anda dapat mengirimkan pengumuman hasil tender secara massal kepada semua pendaftar yang ikut dalam proses tender.
Tracking Progress
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak status proses tender. Anda dapat melihat informasi tentang tahap mana proses tender saat ini berada dan kapan akan selesai.
Informasi Pendaftar
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat informasi tentang pendaftar yang ikut dalam proses tender. Anda dapat melihat informasi seperti nama perusahaan, kontak, dan dokumen yang diperlukan.
Notifikasi
Fitur ini memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi tentang perkembangan proses tender. Anda dapat menerima notifikasi tentang dokumen yang diunggah, pendaftar baru, dan pengumuman hasil tender.
Laporan
Fitur ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan laporan tentang proses tender. Anda dapat menghasilkan laporan tentang jumlah pendaftar, hasil tender, dan lain-lain.
Akses Role
Fitur ini memungkinkan Anda untuk memberikan akses yang berbeda tergantung pada peran yang dimiliki oleh user. Misalnya, admin dapat mengelola seluruh proses tender, sementara user biasa hanya dapat melihat informasi saja.
Keamanan
Fitur ini menjamin data yang disimpan dalam sistem aman dan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Integrasi
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan sistem manajemen tender dengan aplikasi lainnya, seperti sistem ERP atau CRM, untuk memudahkan proses manajemen perusahaan.
Mobile-friendly
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengakses sistem manajemen tender dari perangkat mobile seperti smartphone atau tablet, sehingga Anda dapat melakukan tugas dari mana saja dan kapan saja.
Kolaborasi
Fitur ini memungkinkan Anda untuk bekerja sama dengan rekan kerja atau pihak eksternal dalam proses tender, seperti pembuatan dokumen RFP atau pemberian komentar.
Automated Workflow
Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja otomatis dalam proses tender, seperti pemberian deadline, reminder, dan pemberitahuan.
Analisis Data
Fitur ini memungkinkan Anda untuk menganalisis data yang diperoleh dari proses tender, seperti statistik pendaftar, hasil tender, dan lain-lain.
E-signature
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melakukan tanda tangan elektronik pada dokumen yang diperlukan dalam proses tender untuk menjamin legalitas dan keabsahan dokumen.
Manfaat Sistem Manajemen Tender
Banyaknya fitur pada sistem manajemen tender juga merepresentasikan manfaat yang didapatkan oleh perusahaan jika Anda mengimplementasi sistem manajemen tender pada perusahaan Anda. Setidaknya ada beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari implementasi sistem manajemen tender pada perusahaan, diantaranya:
Efisiensi waktu dan biaya
Sistem manajemen tender dapat membantu Anda menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan dalam proses pengelolaan tender, seperti pengelolaan dokumen, pendaftaran vendor, dan lain-lain.
Transparansi dan akuntabilitas
Sistem manajemen tender dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengelolaan tender, seperti dalam pemberian informasi, pembuatan keputusan, dan lain-lain.
Peningkatan kualitas
Sistem manajemen tender dapat membantu Anda dalam meningkatkan kualitas dari proses pengelolaan tender, seperti dalam pembuatan dokumen RFP, evaluasi vendor, dan lain-lain.
Peningkatan kinerja
Sistem manajemen tender dapat membantu Anda dalam meningkatkan kinerja dari proses pengelolaan tender, seperti dalam pengelolaan data, pembuatan laporan, dan lain-lain.
Peningkatan kepuasan pelanggan
Sistem manajemen tender dapat membantu Anda dalam meningkatkan kepuasan pelanggan, seperti dalam pemberian layanan, pengelolaan keluhan, dan lain-lain.
Peningkatan efektifitas
Sistem manajemen tender dapat membantu Anda dalam meningkatkan efektivitas dari proses pengelolaan tender, seperti dalam pengelolaan alur kerja, pemberian deadline, dan lain-lain.
Lalu, Bagaimana Mengembangkan Sistem Manajemen Tender
Dengan segala fitur dan manfaat yang didapat, sistem manajemen tender memang menawarkan solusi efisiensi dan efektif untuk menyederhanakan proses tender. Lantas, bagaimana mengembangkan sistem manajemen tender yang memang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk mengembangkan sistem manajemen tender dengan baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah:
Analisis kebutuhan
Langkah pertama dalam mengembangkan sistem manajemen tender adalah melakukan analisis kebutuhan, yaitu dengan mengumpulkan informasi tentang proses tender yang sekarang digunakan, permasalahan yang dihadapi, dan kebutuhan yang diinginkan.
Perencanaan
Setelah melakukan analisis kebutuhan, langkah selanjutnya adalah merencanakan sistem manajemen tender yang akan dikembangkan, termasuk dalam hal fitur, alur kerja, dan lain-lain.
Desain
Setelah merencanakan sistem manajemen tender, langkah selanjutnya adalah mendesain sistem tersebut, termasuk dalam hal arsitektur, user interface, dan lain-lain.
Implementasi
Setelah mendesain sistem manajemen tender, langkah selanjutnya adalah melakukan implementasi sistem tersebut, yaitu dengan membuat kode program, menguji, dan melakukan pengujian.
Uji coba
Setelah melakukan implementasi, langkah selanjutnya adalah melakukan uji coba sistem manajemen tender, yaitu dengan menguji sistem tersebut dalam kondisi sebenarnya dan mengevaluasi hasilnya.
Deployment
Setelah melakukan uji coba, langkah selanjutnya adalah melakukan deployment sistem manajemen tender, yaitu dengan menyiapkan sistem tersebut untuk digunakan oleh pengguna.
Pelatihan dan Dokumentasi
Sebelum melakukan deployment, sebaiknya dilakukan pelatihan terhadap pengguna dan dokumentasi terkait sistem manajemen tender yang dikembangkan.
Maintenance dan Support
Setelah melakukan deployment, perlu dilakukan maintenance dan support terhadap sistem manajemen tender yang dikembangkan untuk menjamin kualitas dan kontinuitas sistem.
Untungnya, di era digital seperti saat ini, perusahaan dapat dengan mudah menemukan perusahaan pengembang yang dapat membantu mereka dalam mengembangkan sistem ini. Dan salah satu perusahaan pengembang yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan di Indonesia adalah Softwareseni.
Softwareseni merupakan perusahaan software multinasional yang memiliki kehadiran di Australia dan Indonesia. Softwareseni menawarkan beragam model kerjasama dan layanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, termasuk pengembangan website, aplikasi mobile, dan software khusus.
Selain itu, kami juga merupakan perusahaan konsultasi IT dan penyedia jasa outsourcing. Bersama dengan dedikasi Softwareseni terhadap inovasi dan pelayanan terbaik, Softwareseni hadir di Indonesia pada tahun 2017 untuk membantu perusahaan di Indonesia dalam mengoptimalkan bisnis mereka melalui digitalisasi.
Mengapa Harus SoftwareSeni?
Berstandar Internasional
Selain di Indonesia, SoftwareSeni juga memiliki office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, SoftwareSeni telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.
Tim yang Solid, Besar dan Profesional
Terhitung per 2022, SoftwareSeni memiliki lebih dari 200 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, SoftwareSeni siap untuk memenuhinya.
Service yang Beragam
SoftwareSeni memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga Wordpress & Plugin Development merupakan servis - servis pilihan yang tersedia di SoftwareSeni Indonesia.
Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan
SoftwareSeni memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.
