Karyawan adalah salah satu komponen terpenting dari operasional perusahaan. Kualitas dan kinerja karyawan dipengaruhi dengan bagaimana perusahaan mengelola karyawannya. Human Resource Department (HRD) merupakan divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan membantu karyawan dalam memaksimalkan kinerja.

HRD memiliki tugas penting dalam suatu perusahaan. Semua tugas yang dilakukan oleh HR difokuskan untuk mengelola SDM di perusahaan dan SDM merupakan aset yang paling berharga.

Perkembangan teknologi yang kian pesat membuat pengelolaan karyawan ini sudah mulai menggunakan teknologi digital, seperti sistem HRIS.

Secara sederhana, sistem HRIS merupakan sistem yang menggabungkan kegiatan administrasi HR dengan teknologi informasi.

Apa itu Sistem HRIS?

HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System. Sistem HRIS adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola administrasi HR menggunakan teknologi dengan cara yang mudah dan efektif. 

Sederhananya, HRIS merupakan sebuah perpaduan antara sistem teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia yang mampu mengotomatisasi, menyimpan, dan memproses pengelolaan informasi karyawan di satu sistem terpusat. Sistem ini dapat berbentuk sebagai website maupun aplikasi mobile. 

Jika perusahaan Anda tertarik untuk menggunakan sistem HRIS, ada baiknya untuk mempelajari apa saja yang sistem HRIS dapat lakukan.

Sistem HRIS adalah sebuah sistem yang di dalamnya terdapat berbagai fitur untuk membantu proses kinerja human resource perusahaan seperti absensi, gaji, reimbursement, pengajuan cuti, dan lain-lain. Sistem HRIS dijadikan bentuk investasi untuk mengelola SDM dalam perusahaan.

Peranan Penting HRIS pada Perusahaan

Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Sehingga karyawan dapat berkontribusi dengan maksimal terhadap perkembangan bisnis perusahaan.

Dan berikut adalah peranan penting sistem HRIS untuk mengoptimalkan kinerja divisi HRD dalam sebuah perusahaan.

Sistem Penggajian

Penggunaan software HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam memproses penggajian bulanan.

Sistem mampu menyimpan dan memproses semua informasi karyawan terkait penggajian dengan cepat dan akurat. Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis.

Proses Rekrutmen

Sistem HRIS memiliki analisis yang mendalam yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen perusahaan. HRIS akan menghilangkan proses input data kandidat manual dan memudahkan HRD memantau perkembangan kandidat mulai dari melamar kerja, seleksi, hingga onboarding.

Manajemen Performa Karyawan

Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi. Maka dari itu, HRIS membantu HRD untuk mengelola performa karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.

Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan. Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.

Manajemen Kompetensi

Kompetensi erat kaitannya dengan performa karyawan, bisa dikatakan  bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain. Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja.

HRIS akan mengukur secara komprehensif kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja. 

Manajemen Waktu Kerja

HRIS hadir untuk memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan. Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan.

Suksesi Jabatan

HRIS akan memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui berbagai fitur. Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi.

Pengembangan Sumber Daya Manusia

HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan.

Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif, mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan. 

Manfaat HRIS Bagi HRD dan Perusahaan

Kehadiran HRIS pada akhirnya juga dapat menjadi solusi permasalahan-permasalahan yang selama ini muncul dengan penggunaan sistem yang masih manual. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem HRIS bagi HRD dan juga perusahaan:

Meningkatkan Produktivitas HR

Produktivitas tim HR akan menjadi lebih meningkat dengan adanya HRIS. Segala proses administrasi HR dapat di automasi sehingga prosesnya jadi lebih cepat.

Misalnya saja, dengan sistem absensi online, absen karyawan dapat langsung tersimpan di dalam sistem dan akan otomatis terintegrasi ke payroll karyawan. 

HR juga tidak perlu menghitung ulang jumlah absen masing-masing karyawan ketika sedang menghitung komponen gaji setiap bulannya.

Dengan begini, HR bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih penting dan mendesak karena sistem HR sudah teratasi.

Mengurangi Human Error

Ada kalanya saat memproses setiap pekerjaan, HR akan melakukan kesalahan dikarenakan faktor human error. Kesalahan tersebut mungkin tidak terlalu besar tetapi dampaknya bisa sangat besar bagi perusahaan.

Human error atau kesalahan yang biasa dilakukan saat pekerjaan HR dilakukan secara manual bisa dikurangi dengan adanya software HRIS.

Menganalisa Performa Karyawan

Platform HRIS memberikan data yang jelas tentang bagaimana kinerja karyawan.

Sehingga perusahaan bisa menentukan mana karyawan yang memiliki kinerja baik dan mana yang membutuhkan bimbingan.

Efisiensi Waktu

Menerapkan sistem HRIS di perusahaan akan membuat proses administrasi HR menjadi lebih efisien secara waktu.

Sebagai contoh, ketika ada karyawan yang hendak mengajukan cuti, ia hanya butuh membuka aplikasi dan mengajukan permohonan cuti sesuai tanggal yang diinginkan. 

Nantinya, atasan karyawan tersebut akan mendapat notifikasi request cuti untuk kemudian disetujui atau ditolak. 

Memudahkan Karyawan

Sistem HRIS akan membuat karyawan menjadi lebih mandiri atau self-service dalam mengurus keperluan administrasi.

Misalnya saja dengan software HRIS, karyawan dapat request cuti, melakukan absensi online, hingga mendapatkan slip gaji bulanan tanpa perlu request kepada tim HR secara manual.

Hal ini jelas akan jauh mengurangi beban HR untuk urusan-urusan yang sifatnya administratif.

HRIS Sebagai Solusi Tepat Perusahaan

Menggunakan HRIS bisa menjadi salah satu investasi yang mendukung berkembangnya bisnis menjadi lebih cepat. Yang terpenting adalah mengetahui masalah apa saja yang dialami oleh HR, sehingga Anda dapat memanfaatkan HRIS sesuai kebutuhan Anda.

Sudah banyak perusahaan yang bermigrasi dari sistem HR tradisional ke sistem HRIS untuk mengoptimalkan divisi HRD demi meningkatkan mutu SDM perusahaan. 

Sayangnya untuk membuat sistem HRIS bukanlah perkara mudah dan murah, setidaknya Anda harus memiliki tim IT yang solid untuk membangun sistem HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Alternative lain adalah Anda bisa berkerjasama dengan perusahaan pengembang, untuk membangun sistem HRIS yang Anda butuhkan.

Softwareseni adalah salah satu software house dengan compliance terbaik yang ada di Indonesia. SoftwareSeni juga merupakan perusahaan konsultasi IT yang melayani jasa pembuatan software, maintenance website, dan aplikasi. Berawal dari 2013 dengan klien Australia dan berkembang ke berbagai negara hingga di 2017, Softwareseni mulai bekerja dengan perusahaan Indonesia.

Mengapa Harus SoftwareSeni?

Berstandar Internasional

Selain di Indonesia, SoftwareSeni juga memiliki Office di luar negeri, tepatnya di Sydney, Australia. Dengan standar internasional tersebut, SoftwareSeni telah memenuhi berbagai kebutuhan dan membantu menyelesaikan permasalahan digital dari berbagai client.

Tim yang Solid, Besar dan Profesional

Terhitung per 2021, SoftwareSeni memiliki lebih dari 200 staff profesional yang ahli di setiap bidangnya, sehingga apapun kebutuhan digital perusahaan anda, SoftwareSeni siap untuk memenuhinya.

Service yang Beragam

SoftwareSeni memiliki banyak service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan digitalisasi perusahaan anda. Desain Grafis, User Experience, Customer Service and Support, Application Development, hingga Wordpress & Plugin Development merupakan servis - servis pilihan yang tersedia di SoftwareSeni Indonesia.

Model Kerjasama yang Bisa Disesuaikan

SoftwareSeni memiliki model kerjasama yang beragam sehingga anda memiliki banyak opsi yang anda bisa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.

Seat Outsourcing (Staf yang berdedikasi khusus untuk project anda), Ad Hoc (Tim yang siap sedia untuk request satuan anda), dan Project-based (Tim professional untuk menyelesaikan target project anda) merupakan model kerjasama yang tersedia di SoftwareSeni.

Telah Dipercaya oleh Perusahaan-perusahaan Besar Indonesia

Integritas SoftwareSeni dan profesionalitas tim yang ada di dalamnya, membuat SoftwareSeni banyak dipercaya oleh perusahaan - perusahaan besar di Indonesia, sebut saja Traveloka, Angkasa Pura, Astra Internasional, Canny Class, Museum Kepresidenan Yogyakarta dan masih banyak perusahaan besar lainnya yang mempercayakan kebutuhan digitalisasi perusahaan mereka pada SoftwareSeni.

‍