10 Manfaat Software Bagi Produktivitas Perusahaan

10 Manfaat Software Bagi Produktivitas Perusahaan

by
Rian Romadhon
February 22, 2021

Sedang mempertimbangkan pemanfaatan teknologi untuk kemajuan bisnis Anda? Maka, Anda wajib mempelajari ragam informasi tentang peran penting komponen teknologi dalam kaitannya dengan operasional perusahaan. Salah satu yang terpenting adalah mengenai software, mulai dari pengertian hingga manfaat software. 

Umumnya, pelaku bisnis pemula hanya memahami software dalam cakupan sempit saja, yaitu sebuah perangkat lunak atau program guna mengoperasikan komputer. Akan tetapi, pengertian software sejatinya tak terbatas pada hal tersebut saja karena Anda akan menemui subkelas perangkat lunak (aplikasi) bila mempelajarinya lebih lanjut. Sebab itulah, pembahasan software bisa saja mencakup mobile app development, website development, bahasa pemrograman, open source, hardware dan masih banyak lagi.  

Melihat luasnya cakupan software, seorang pebisnis sukses tidak pelak lagi harus memperkaya diri dengan petunjuk serta penjelasan terperinci mengenai topik perangkat lunak ini. Ya, sebagai seorang pengambil keputusan, Anda tentu hanya ingin memanfaatkan sesuatu yang bisa mendatangkan nilai positif bagi perusahaan, bukan?

Nah, sebagai dasar pertimbangan penggunaan software bagi perusahaan Anda, simak pembahasan lengkapnya berikut.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Definisi Software

Jika diterjemahkan kata per kata, software disebut juga perangkat lunak dalam Bahasa Indonesia. Namun, untuk memahami apa itu software, tidak cukup hanya dengan mengetahui terjemahannya ataupun berpedoman pada satu pendapat pakar teknologi atau IT consultant saja. Oleh karena itu, cobalah pahami beberapa definisi software dari para ahli di bawah ini. 

  1. Software merupakan perangkat lunak yang tidak dapat disentuh maupun dilihat wujud atau fisiknya, tetapi memiliki peranan sangat penting. Pasalnya, software mengacu pada sekumpulan instruksi dan data (Termasmedia: 2020).
  2. Perangkat lunak merupakan abstraksi fisik yang memungkinkan Anda untuk berbicara dengan mesin perangkat keras (Langer: 2008). 
  3. Software merupakan kumpulan petunjuk kerja yang berperan untuk menjalankan komponen perangkat keras (hardware). Software tidak bisa dilihat dan disentuh (bersifat maya), tetapi tugasnya sangat penting (R. Wilman & Ryan).
  4. Perangkat lunak atau software adalah perintah (program komputer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan petunjuk kerja sesuai keinginan eksekutor, struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, juga dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program (Astyono: 2014). 
  5. Software merupakan sebuah perangkat dengan fungsi penting, yakni pengatur aktivitas kerja komputer. Selain itu, software merupakan jembatan penghubung antara user dan mesin (Melwin Syafrizal Daulay).

Menyimpulkan dari lima definisi sebelumnya, software bisa dipahami sebagai media tak terlihat (wujudnya berupa data dan perintah) yang memiliki peranan sebagai penghubung antara pengguna dan mesin perangkat keras yang digunakan, misal komputer, ponsel, robot, sistem keamanan, atau perangkat pintar lainnya. 

Lantas, software dan hardware seperti apa yang bermanfaat dalam menunjang produktivitas perusahaan? Sebelum bisa menjawab pertanyaan tersebut, Anda harus memahami terlebih dahulu perbedaan software/hardware serta klasifikasi software secara lengkap.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Software vs Hardware

Dalam dunia teknologi, software dan hardware merupakan dua komponen yang saling bergantung satu sama lain. Secanggih apa pun teknologi tidak akan mampu dioperasikan bila salah satu dari keduanya tidak ada. Meski saling ketergantungan, kedua komponen tersebut jelas berbeda. 

Agar lebih mudah melihat perbedaan antara software dan hardware, mari kita bayangkan kondisi seorang manusia. Jiwa serta pikiran seorang manusia adalah sebuah software. Sedangkan, anggota tubuh manusia (misal tangan, kaki, mulut, mata, dan sebagainya) adalah komponen-komponen hardware. 

Bila harus dimaknai secara gamblang, hardware atau perangkat keras mengacu pada berbagai komponen fisik dari sebuah mesin pintar, seperti komputer, tablet, dan ponsel. Komponen-komponen fisik tersebut bisa dilihat juga diraba. Contohnya adalah papan tombol, tetikus, printer, pengeras suara, dan lain sebagainya.

Pada akhirnya, software-lah yang kemudian akan membantu semua perangkat keras di atas berfungsi dengan baik. Caranya adalah dengan menyampaikan perintah pengguna melalui kumpulan kode.

Supaya lebih jelas, berikut telah dirangkum beberapa perbedaan antara software dan hardware dari berbagai sumber. 

  1. Hardware jelas terlihat wujudnya, tetapi software kasat mata. 
  2. Bila terjadi kerusakan pada masing-masing komponen, hardware wajib diganti baru. Namun, software dapat memanfaatkan salinan yang biasanya disimpan pada penyimpanan khusus, seperti CD atau flash disk. 
  3. Software mempunyai musuh berbahaya, yakni virus. Akan tetapi, perangkat keras (hardware) kebal terhadap virus. 
  4. Hardware dipastikan aus seiring waktu penggunaan. Sebaliknya, software tidak akan mengalami penurunan produktivitas karena waktu pemakaian. Hanya saja Anda tetap perlu berhati-hati akan pengaruh bug pada software perusahaan Anda.
  5. Mengganti hardware karena rusak disebut dengan pemutakhiran. Lalu, perbaikan komponen software disebut pembaruan (update).
  6. Jika software dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman (programming language), tidak sama halnya dengan hardware. Pasalnya, perangkat keras ini dibangun dari berbagai komponen elektronik.

Setelah membaca perbedaan di atas, Anda diharapkan bisa memahami bahwa software adalah otak dari proses operasional semua perangkat hardware yang perusahaan miliki

Nantinya, otak inilah yang akan Anda manfaatkan untuk kepentingan bisnis Anda. Oleh karena itu, berhati-hati dalam mempertimbangkan layak tidaknya sebuah software untuk dibeli menjadi sebuah kewajiban pelaku bisnis.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Lantas, software apa saja yang tersedia di pasar teknologi? Jawabannya ada pada pembahasan klasifikasi software berikut. 

Klasifikasi Software

Sejalan dengan perkembangan teknologi, software pun turut berkembang mengikuti zaman. Meski tugas utamanya adalah sebagai penghubung perangkat keras dengan user, software masih dibagi berdasarkan kategori khusus, yakni distribusi, fungsi, dan jenis. 

Klasifikasi Software Berdasarkan Distribusinya

Berbicara mengenai distribusi, kategori software pada pembahasan ini akan berfokus pada bagaimana user bisa mendapatkan perangkat lunak yang dibutuhkan tersebut. Adapun pembagiannya adalah:

1. Freeware

Dari namanya saja, Anda mungkin sudah bisa menyimpulkan kalau perangkat lunak ini bisa didapatkan secara gratis. Setiap pengguna yang membutuhkan biasanya dapat langsung mengunduhnya melalui laman resmi penyedia software. Sayangnya, perangkat lunak jenis ini rata-rata kurang maksimal karena fitur yang tersedia tidak selengkap atau sekompleks software berbayar.

Beberapa freeware andalan user adalah Mozilla Firefox, Google Chrome, Whatsapp, Telegram, Skype, CC Cleaner, Adobe Flash Player, UC Browser, dan YouTube Downloader. 

2. Licensed Software (Berbayar)

Berbanding terbalik dengan jenis sebelumnya, software kategori ini didistribusikan secara resmi oleh penyedianya dengan mematok sejumlah harga. Setelah membayar, user akan diberikan lisensi melalui kode yang dikirimkan secara daring. 

Tak bisa membeli secara daring? Tidak usah khawatir karena mekanisme penjualan software berbayar paling umum dilakukan adalah dengan menjual CD/DVD lengkap dengan kode lisensinya.

Bila berniat menggunakan software berbayar, Anda harus siap dengan anggaran dana besar. Pasalnya, software berlisensi ini kebanyakan dipatok harga tinggi. Ingat, jangan sekali-kali tergiur untuk menggunakan versi bajakannya!

Contoh licensed software paling populer adalah Microsoft Windows, Adobe Photoshop, Corel Draw, dan Microsoft office.

3. Adware

Pernahkah Anda menggunakan sebuah aplikasi dan kemudian secara tiba-tiba muncul sebuah iklan? Perangkat lunak itu termasuk dalam kategori adware. Anda mendapatkan sekaligus menggunakan software secara gratis, tetapi dengan catatan pemakaiannya akan terganggu oleh kemunculan beragam iklan.

Sederhananya, perangkat lunak ini dikembangkan sebagai media untuk memberikan pendapatan bagi developer-nya. Contohnya adalah Opera (mulai versi 5), GoZilla!, JetAudio (versi 4.7 ke atas), dan Eudora Pro (versi 4.2 ke atas).

4. Shareware 

Bila Anda adalah seorang pengguna satu dari lima software ini, meliputi IDM, StyleXP, WinRAR, Windows Blinds, dan Nero 7, Anda telah menggunakan shareware. 

Pada awal pemasangan, perangkat-perangkat tersebut bisa didapatkan juga digunakan secara gratis. Namun, kondisi itu hanya berjalan untuk durasi waktu tertentu (disebut juga masa trial), misal 30 atau 60 hari saja. Selanjutnya, Anda harus membayar jika ingin memanfaatkan perangkat tanpa batasan.

5. Open Source

Satu lagi perangkat lunak cuma-cuma yang bisa dimanfaatkan buat kepentingan user adalah open source software. Tak hanya gratis, susunan coding-nya pun bisa didapatkan. Sehingga, siapa pun boleh memodifikasi atau mengubah software sesuai kebutuhan. Umumnya, jenis perangkat lunak ini dikembangkan oleh komunitas dan berlisensi GPL (General Public Licensed).

Linux adalah salah satu contoh perangkat lunak tipe ini.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Klasifikasi Software Berdasarkan Fungsinya

Selanjutnya, pengelompokan software dapat juga dilihat dari fungsi penggunaannya. Terdapat setidaknya tiga perangkat lunak populer di kalangan pengguna, yaitu:

1. Pengolah Kata

Hampir semua kegiatan perusahaan tidak bisa dilepaskan dari perangkat lunak ini. Fungsi utamanya adalah membantu karyawan dalam kegiatan tulis-menulis. Sehingga, kegiatan korespondensi bisnis terkelola sekaligus tersimpan rapi. Beberapa software pengolahan kata yang patut dipertimbangkan adalah Lotus Word Pro, OpenOffice Writer, Star Office Writer, Corel WordPerfect, dan Microsoft Word

2. Pengolah Angka

Berbeda dengan fungsi sebelumnya, software berikut ini dimanfaatkan khusus untuk data dalam angka, seperti laporan keuangan, persentase penjualan, jumlah kunjungan konsumen, target omzet, dan lain-lain. Kemudahan yang ditawarkan oleh software pengolah angka ini adalah berupa rumus matematika.

Kspread, Star Office Calc, OpenOffice Calc, Lotus 123, Microsoft Excel adalah beberapa contoh umum program pengolah angka bagi perusahaan. 

3. Antivirus 

Software antivirus juga kerap disebut virus protection software. Bila diterjemahkan, kata “protection” berarti proteksi atau pelindungan. Itulah mengapa perangkat lunak kali ini berfungsi sebagai pendeteksi sekaligus pemusnah virus dari sistem komputer. Sehingga, data penting yang tersimpan dalam komputer tetap terjaga aman. 

Jika berniat melindungi keamanan data perusahaan dalam sistem komputer kantor, pertimbangkan buat memiliki antivirus, seperti Smadav, AVG, Avira, BitDefender, Norton, McAfee Secure, dan lainnya.

Membaca banyaknya fungsi software di atas, Anda pasti setuju kalau manfaat software juga dapat dipastikan banyak dan positif, bukan?

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Klasifikasi Software Berdasarkan Jenisnya

Terdapat tiga klasifikasi software bila ditelaah dari jenisnya, yakni: 

1. Sistem Operasi (Operating System)

Pernah mendengar Windows, Linux, atau DOS? Mereka adalah contoh dari perangkat lunak jenis OS. Fungsinya adalah untuk menghubungkan, mengkoordinasikan, sekaligus mengelola komponen dan fungsi perangkat komputer.

2. Bahasa Pemrograman (Programming Language)

Hardware tidak akan bekerja jika tidak menerima instruksi. Sebab itulah, dibutuhkannya sebuah bahasa pemrograman yang dimengerti oleh mesin. PHP, Java, Microsoft Visual Basic adalah sedikit dari banyak contoh programming language.

3. Program Aplikasi (Application Program)

Sebenarnya, software kategori program aplikasi berhubungan langsung (bisa dikatakan mirip) dengan kategori software berdasarkan fungsi yang sebelumnya telah dibahas. Mengapa? Karena program aplikasi ini biasanya dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan user, misalnya software akuntansi, presentasi, hiburan, dan sebagainya. 

Setelah mengetahui klasifikasi software dalam ketiga kategori di atas, Anda pasti sudah memiliki perangkat lunak incaran guna menunjang operasional perusahaan. 

Jadi, software seperti apa yang Anda butuhkan? Apa pun itu, Anda tidak perlu ragu lagi. Pasalnya, ada banyak manfaat software yang bisa dirasakan oleh perusahaan Anda nantinya.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Manfaat Software bagi Perusahaan

Sebelum membahas keuntungan penggunaan perangkat lunak bagi perusahaan, mari sepakati terlebih dahulu bahwa pembahasan manfaat software akan selalu bersinggungan dengan subkelas software, yakni perangkat lunak aplikasi atau software berdasarkan fungsinya. 

Contohnya adalah seorang pelaku bisnis menggunakan software akuntansi untuk pelaporan keuangannya, software stok barang buat informasi akurat mengenai jumlah barang, software pengolah kata guna korespondensi perusahaan, dan lainnya. 

Dengan dibekali fungsi khusus tersebut, software pastilah memberikan manfaat baik buat penggunanya, antara lain:

1. Memiliki Peran sebagai Perangkat Penyimpanan Tanpa Batas

Operasional perusahaan identik dengan data. Makin lama sebuah perusahaan beroperasi, makin banyak tumpukan dokumen yang harus disimpan. Hal ini akan menjadi masalah bila tidak segera ditangani. 

Bayangkan kalau perusahaan Anda masih menggunakan cara konvensional, yakni menggunakan kertas ataupun buku. Berapa luas ruangan arsip untuk menyimpannya? Itulah mengapa proses digitalisasi sangat dibutuhkan demi kenyamanan sekaligus kemajuan perusahaan Anda.

Pemakaian software jelas memberikan solusi untuk ruang penyimpanan ini, bahkan tanpa batas. Jadi, perusahaan bisa mengarsipkan ratusan hingga ribuan informasi ke dalamnya.

Tak hanya itu, Anda juga dimudahkan dengan proses pengaksesan data. Pertama, dokumen bisa dibuka kapan pun. Tak perlu berada di kantor untuk membaca data. Kedua, proses pencarian data menjadi lebih ringkas dibandingkan pencarian secara manual. 

2. Meminimalisir Terjadinya Kelalaian (Human Error)

Lalai sudah menjadi fitrah manusia sehingga sangat sulit terbebas dari faktor tersebut. Pun dalam bekerja, kelalaian mungkin saja terjadi. Hal ini dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti banyak beban pikiran, kurang fokus, stres, kurang tidur, kesehatan menurun, dan sebab lainnya. 

Akan tetapi, sebuah perusahaan profesional tidak akan membiarkan kelalaian menjadi indikator ketidakpuasan pelanggan. Contoh sederhananya adalah kesalahan hitung oleh seorang kasir karena masih menggunakan kalkulator sebagai alat hitung.  Kejadian ini pasti akan sangat membekas dalam ingatan konsumen. Oleh sebab itulah, Anda wajib mempunyai cara buat meminimalisir human error.

Alternatifnya, perusahaan/toko harus menyediakan perangkat lunak akuntansi untuk melakukan penghitungan secara akurat. Tak hanya itu, software tersebut juga biasanya mampu mencatat data transaksi produk secara detail. Imbasnya, fitur ini memudahkan karyawan ketika membutuhkan data keluar-masuk barang secara cepat dan tepat. 

3. Mempermudah Proses Analisis Pasar

Analisis pasar berkaitan erat dengan pelanggan atau target pasar dari produk Anda. Namun, maksud dari “pelanggan” di sini bukan hanya menyasar kepada calon konsumen, tetapi juga pengguna loyal. Perusahaan wajib mempertahankan kesetiaan pelanggannya supaya tidak pindah haluan ke produk kompetitor. 

Lantas, apa hubungannya dengan manfaat software

Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa perangkat lunak merupakan tempat penyimpanan informasi terbaik maka simpanlah data pelanggan di sana. Pergunakan informasi pribadi pelanggan setia tersebut untuk melakukan pendekatan secara khusus, seperti pemberian promo, ucapan selamat ulang tahun, dan lainnya. Dengan begitu, konsumen akan merasa diperlakukan istimewa oleh perusahaan Anda. 

Selain itu, informasi konsumen juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan buat menetapkan target pasar bisnis Anda, mulai dari umur, level pendidikan, hingga tingkat penghasilan. 

4. Meningkatkan Layanan Perusahaan terhadap Pelanggan

Pelayanan cepat dan tersistem adalah kunci kepuasan pelanggan. Itulah mengapa software bisa menjadi solusi terbaik guna meningkatkan layanan perusahaan terhadap konsumen. 

Software juga memberikan kesempatan pada perusahaan untuk membangun image profesional di mata pelanggan. Contohnya? Saat pelanggan memerlukan informasi ketersediaan dan deskripsi sebuah produk, Anda tinggal mengeceknya melalui data dalam sistem. Hebatnya, proses pengecekan dari sistem ini hanya memakan waktu dalam hitungan detik sehingga konsumen tidak bosan menunggu. Jadi, wajar saja kalau pelanggan merasa puas. 

Kepuasan ini tentu menjadi senjata pemasaran gratis buat perusahaan karena bisa menarik calon pelanggan lainnya melalui cerita mulut ke mulut. Pada akhirnya, makin meningkat jumlah pelanggan, makin meningkat pula produktivitas bisnis Anda. 

5. Menyederhanakan Pekerjaan Rumit

Manfaat utama sebuah software adalah menyederhanakan sesuatu yang rumit. Sebut saja software akuntansi, perangkat lunak ini mencatat seluruh transaksi secara otomatis. Jadi, Anda tidak akan lagi menemukan ratusan struk penjualan menumpuk di atas meja saat akan membuat laporan. 

Dengan hanya memiliki satu software akuntansi, perusahaan diuntungkan oleh berbagai manfaat, antara lain:

  • Transaksi harian sudah terinput dalam bentuk jurnal.
  • Informasi mengenai persediaan, gudang, dan penggunaan barang tercatat rapi.
  • Laporan keuangan disuguhkan secara real time. 
  • Kesalahan hitung sangat jarang terjadi.
  • Proses transaksi keuangan tidak membutuhkan waktu lama.

Bisa dibayangkan betapa sederhananya kegiatan operasional kantor Anda? Kemudahan ini tentu meringankan beban kerja karyawan yang akan berdampak pada produktivitas perusahaan.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

6. Menumbuhkan Loyalitas Pelanggan

Penyediaan perangkat lunak aplikasi toko membuat konsumen makin loyal tanpa disadari. Hal ini tentu mampu mendongkrak produktivitas perusahaan dalam berbagai lini, khususnya sektor penjualan. Makin banyak pelanggan loyal, makin banyak ide kreatif perusahaan yang harus ditonjolkan. 

Contoh nyatanya adalah aplikasi Gojek. Perusahaan start-up unicorn asal Indonesia ini mampu menggiring loyalitas pelanggan melalui software development-nya, baik website maupun mobile app. Ketika seorang konsumen mengunduh aplikasi gojek, hal itu telah menunjukkan sebuah sikap loyal terhadap perusahaan. 

Lalu, tugas perusahaan adalah menjamin loyalitas tersebut tetap terjaga dengan memastikan semua kebutuhan pelanggan tersedia dalam software. Caranya? Melakukan pemeliharaan serta pembaruan software. Gojek sendiri terus hadir dengan beragam fitur software terkini dari masa ke masa, contoh GoCar, GoFood, GoRide, dan GoPay.

7. Menyediakan Informasi dan Data secara Cepat juga Akurat

Informasi dan data merupakan dua hal penting dalam operasional perusahaan. Oleh karenanya, kesalahan dalam pelaporan harus dihindari sebisa mungkin. Tidak hanya itu, keduanya juga harus bisa didapatkan secara cepat. 

Nah, pemanfaatan perangkat lunak inilah yang mampu mengakomodir dua kebutuhan (cepat & akurat) tersebut. Meski ada kemungkinan salah penginputan dari karyawan, software memiliki fitur tersendiri untuk melakukan koreksi secara otomatis. Selain itu, Anda juga bisa melakukan review mandiri dengan cara mencocokkan laporan data stok barang dan keuangan. 

8. Memenuhi Kebutuhan Perusahaan melalui Ketersediaan Fitur-Fitur Penting dari Software

Kelebihan software adalah pengguna bisa mengatur semua kebutuhan melalui fitur-fitur yang tersedia di dalamnya. Jadi, bila perusahaan menggunakan software penjualan, Anda bisa mengatur persediaan barang, harga potongan khusus, nomor seri barang, hingga antrian pre-order produk. Gampang bukan? Dengan satu software, semua kebutuhan operasional perusahaan terpenuhi dengan baik. 

Pengaturan tersebut tentu tidak bisa dilaksanakan dengan mudah jika perusahaan masih mengabaikan atau meragukan penggunaan software untuk bisnis.

9. Memangkas Biaya Pemeliharaan/Operasional Perusahaan

Dengan menggunakan software, itu berarti Anda berangsur-angsur meninggalkan proses manual ke otomatis. Sehingga, pengurangan biaya operasional pasti terjadi. Contohnya adalah Anda dapat menekan pengeluaran dari pos pembelian alat tulis, jasa sewa tenaga outsourcing, dan lainya.

Selain itu, dengan banyaknya software house di Indonesia, Anda juga memiliki opsi untuk memilih vendor dengan biaya paling rendah buat jasa pemeliharaan software Anda. Agar jangan salah pilih vendor, cari tahu mengenai tim pengembang tersebut terlebih dahulu. 

10. Membantu Pengambilan Keputusan secara Cepat dan Tepat

Seperti yang sudah disinggung pada poin sebelumnya, software menyederhanakan pekerjaan rumit juga menyediakan data secara akurat. Lalu, kumpulan data tersebut akan sangat membantu pelaku bisnis dalam mengambil keputusan. Ingat! Makin cepat keputusan diambil, makin kompetitif perusahaan Anda. 

Itu artinya bisnis Anda tidak akan tertinggal dari perusahaan kompetitor.

manfaat software bagi produktivitas perusahaan

Kesimpulan

Demikianlah pemaparan mengenai definisi, klasifikasi, dan manfaat software! Semoga informasi di atas bisa menjadi referensi tepercaya buat Anda sehingga bisa segera memiliki software bisnis Anda sendiri. Bingung, bagaimana memulai? Cobalah berdiskusi dengan tim pakar dari SoftwareSeni!

Punya Project atau Ingin Bekerja Sama?

Hubungi kami dan ciptakan software impianmu sekarang!
Office Address Image

SYDNEY

Level 28, 161 Castlereagh St, Sydney 2000
+61 2 8123 0997

YOGYAKARTA

Jl Magelang No 65, Tegalrejo, Yogyakarta, Indonesia 55242
+62 882 1673 4392