Invoice, atau biasa disebut faktur, adalah dokumen penting yang digunakan dalam kegiatan bisnis untuk mencatat transaksi penjualan barang maupun jasa kepada pelanggan. Fungsi utamanya adalah sebagai bukti transaksi sekaligus permintaan pembayaran secara resmi.

Secara umum, invoice berisi berbagai informasi penting seperti nama dan alamat perusahaan, nomor telepon, tanggal pembuatan, nomor invoice, rincian barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga satuan, total biaya, serta panduan cara pembayaran.

Invoice juga memiliki peran krusial dalam mengatur arus kas, memantau penjualan, dan membantu proses pelacakan pembayaran. Selain itu, dokumen ini sering digunakan sebagai referensi untuk pelaporan pajak atau keperluan audit bisnis.

Ingin tahu bagaimana membuat invoice yang tepat untuk menunjang produktivitas kerja hingga bisnismu? Mari kita bahas di bawah ini!

Apa Itu Invoice?

Melansir dari Paper.id, invoice adalah dokumen yang mencatat aktivitas jual beli barang atau jasa. Sering juga disebut faktur, invoice menjadi bukti resmi bahwa transaksi antara penjual dan pembeli telah dilakukan, sekaligus menjadi permintaan pembayaran yang sah.

Bagi banyak pelaku usaha, invoice sangat penting dalam menjaga kelancaran arus kas, mengawasi penjualan, dan memastikan administrasi keuangan tetap berjalan lancar.

Namun, membuat dan mengelola invoice secara manual bisa memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. Maka dari itu, menggunakan platform invoicing seperti Paper.id bisa menjadi solusi yang efisien.

Paper.id memudahkan kamu untuk membuat, mengirim, dan memantau invoice secara online. Kamu bisa membuat berbagai jenis invoice dengan cepat dan akurat, mulai dari invoice penjualan, pembelian, hingga invoice berkala.

Tak hanya itu, Paper.id membantu pengelolaan arus kas secara real-time, memantau status pembayaran, serta memberikan pengingat otomatis agar pembayaran tidak terlambat.

‍

Ayo, coba Paper.id sekarang dan buat pembayaran bisnismu jadi lebih mudah dengan klik di sini!

5 Informasi yang Perlu Tercantum dalam Invoice

Secara umum, sebuah invoice memuat informasi penting yang bertujuan mempermudah kedua pihak dalam memahami rincian transaksi. Beberapa hal penting yang perlu ada di dalamnya antara lain:

• Identitas perusahaan: Meliputi nama, alamat, dan nomor kontak perusahaan agar pelanggan dapat menghubungi jika ada hal yang ingin ditanyakan.
• Tanggal dan nomor invoice: Mencantumkan tanggal pembuatan serta nomor unik untuk membedakan antara satu invoice dengan yang lain.
• Deskripsi barang atau jasa: Menjelaskan secara rinci jenis barang atau layanan yang dijual, termasuk jumlah dan harga per unit.
• Total biaya: Merupakan jumlah akhir yang harus dibayar pelanggan, termasuk pajak dan biaya tambahan bila ada.
• Petunjuk pembayaran: Memberikan instruksi pembayaran yang jelas, seperti metode pembayaran yang digunakan dan batas waktu pembayaran.

Pastikan nomor invoice yang kamu gunakan bersifat unik dan konsisten, misalnya dengan menambahkan kode khusus untuk tiap klien atau bulan transaksi (contoh: INV/2025/MEI/001). Ini akan mempermudah proses pelacakan, menghindari duplikasi, dan membuat arsip administrasi lebih rapi. 

Ini 4 Fungsi Invoice dalam Bisnis

Selain sebagai tanda bukti transaksi, invoice memiliki sejumlah fungsi penting lainnya dalam kegiatan bisnis, di antaranya:

1. Mengelola arus kas

Invoice membantu perusahaan dalam memantau pemasukan, memastikan pembayaran diterima tepat waktu, dan menghindari gangguan keuangan akibat keterlambatan pembayaran.

2. Mempermudah pelacakan penjualan

Dengan adanya invoice, semua transaksi bisa dicatat dengan baik dan penjualan yang terjadi dapat dilacak dengan mudah.

3. Dokumen pendukung untuk pajak dan audit

Invoice menjadi acuan penting saat menghitung pajak dan menjadi dokumen resmi ketika perusahaan diaudit.

4. Meningkatkan kepercayaan pelanggan

Invoice yang tersusun rapi dan informatif menunjukkan profesionalisme perusahaan serta membangun kepercayaan dengan klien.

Jenis-Jenis Invoice: Penjualan Hingga Retur

Dalam dunia bisnis, ada beberapa jenis invoice yang umum digunakan, di antaranya:

1. Invoice penjualan

Digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Biasanya memuat detail transaksi, total pembayaran, syarat pembayaran, serta data kontak penjual dan pembeli.

2. Invoice pembelian

Dikeluarkan oleh pembeli sebagai dokumen pembelian barang atau jasa. Dokumen ini mencantumkan rincian pembelian, total yang harus dibayar, serta ketentuan pembayaran.

3. Invoice proforma

Digunakan untuk memberikan estimasi biaya kepada calon pembeli sebelum transaksi resmi dilakukan. Biasanya dipakai untuk mendapatkan persetujuan atau persiapan pembayaran.

4. Invoice retur

Dibuat saat terjadi pengembalian barang karena kerusakan atau kesalahan pengiriman. Penjual menggunakan invoice ini untuk menyesuaikan nominal pembayaran yang perlu dibayarkan oleh pembeli.

5. Invoice konsinyasi

Dipakai dalam transaksi konsinyasi, di mana barang dikirim ke distributor atau pengecer, namun hak kepemilikan masih dimiliki penjual sampai barang terjual.

6. Invoice tagihan

Digunakan untuk menagih pembayaran dari pelanggan yang belum menyelesaikan kewajibannya. Umumnya diterbitkan saat sudah lewat tanggal jatuh tempo.

7. Invoice berkala

Jenis invoice ini digunakan untuk penagihan rutin dalam periode tertentu, seperti pembayaran bulanan atau tahunan, dan sangat cocok untuk layanan berlangganan.

Contoh Invoice yang Baik dan Benar

Berikut adalah contoh invoice yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

‍

Itulah penjelasan lengkap seputar invoice. Dokumen ini sangat berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis, mulai dari mengatur cash flow, memantau penjualan, hingga mendukung proses audit dan perpajakan.

Namun, jika masih mengelola invoice secara manual, prosesnya bisa memakan banyak waktu dan meningkatkan risiko kesalahan. Di sinilah Paper.id bisa menjadi solusi praktis.

Dengan fitur-fitur lengkap yang ditawarkan, Paper.id memudahkan kamu dalam membuat, mengirim, dan melacak invoice secara efisien, sehingga administrasi keuangan bisnis jadi lebih tertata.

Jika kamu ingin pengelolaan invoice yang lebih simpel dan rapi, yuk segera gunakan Paper.id! Daftarkan bisnismu sekarang dan rasakan kemudahannya dalam setiap transaksi.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Software Seni

‍