Metode work from home atau kerja dari rumah sudah banyak dilakukan oleh perusahaan startup. Masalahnya simple, memangkas anggaran operasional yang tidak perlu. Ya, itu bagi perusahaan startup / perusahaan rintisan. Namun, bagaimana jika itu terjadi pada perusahaan yang memiliki kompleksitas birokrasi dan kebutuhan yang jauh lebih banyak? Tentu akan beda cerita. 

Itu baru lintas organisasi. Bagaimana jika metode work from home di aplikasi kan serentak pada suatu wilayah? Atau bahkan propinsi? Atau mungkin bahkan suatu negara? 

work from home

Kebanyakan, pembahasan work from home yang beredar diinternet masih seputar untung rugi. Padahal, keputusan untuk melakukan metode work from home akan melibatkan hubungan multi dimensi yang cukup kompleks. Oleh sebab itu, perlu banget pertimbangan matang bagi perusahaan, untuk menyikapi metode work from home. Jika tidak, nasib bisnis dan karyawan lah yang akan dipertaruhkan. Bisa jadi, yang niatnya work from home, malahan no work no home… Amit amit dahhh!!!

Nah, tujuan dari artikel ini bukan untuk menakut-nakuti, atau bahkan melarang perusahaan untuk melakukan metode work from home. Apa lagi jika dikaitkan dengan wabah corona. Artikel ini akan sedikit banyak membantu kamu, tim HRD atau bahkan pemilik perusahaan, untuk memastikan semua aman, dan terkendali. Baik keamanan data para pekerja, juga produktivitas perusahaan.

Work From Home

Sebelum membahas lebih jauh tentang metode work from home, apakah kamu tahu siapa yang kali pertama mencetuskan metode tersebut?

work from home

Fyi (for you information), metode work from home itu bukanlah metode yang baru. Bahkan sebelum revolusi industri, metode tersebut sudah banyak digunakan. Namun memang, semenjak kehadiran teknologi informasi yang semakin canggih, metode work from home kembali populer.

Sudah lama, bukan?

Namun demikian, tidak lantas membuat metode work from home menjadi “mudah” untuk dilakukan. Tiap perusahaan punya karakter yang berbeda. Nah, karakter perusahaan tersebutlah yang akan menentukan, apakah perusahaan sanggup untuk mengaplikasikan metode work from home secara keseluruhan, atau harus dengan beberapa penyesuaian.

Sejarah Singkat Work From Home

Kamu sudah pernah mendengar tentang revolusi industri? Kalau belum tahu, boleh banget cari di google dulu, loh. Eheee.

Gimana? Sudah? Yuk lanjut.

Sebelum adanya revolusi industri, proses produksi dilakukan dirumah. Mulai dari menjahit, memproduksi kulit, hingga membuat perkakas rumah tangga. Namun sayangnya, proses produksi rumahan berkurang drastis setelah hadirnya revolusi industri. Banyak mesin-mesin bermunculan, sehingga pekerja dituntut untuk bekerja dipabrik untuk proses produksi. 

Namanya juga teknologi, pasti cepat mengalami perkembangan dan perubahan. 

Sekitar tahun 1980an, personal computer / PC diperkenalkan. Saat itu, para pekerja yang menggunakan PC dapat menyelesaikan pekerjaan mereka yang belum selesai di rumah. Itu bisa disebut work from home juga kan? 

Tetapi, bukan work from home seperti itu yang akan dibahas ya! Ehee.

Nah, mulai deh, tahun 2000an perkembangan dunia teknologi informasi sedang hangat-hangatnya. Udah mirip banget kaya mendoan yang baru mentas dari wajan penggorengan. Hmmm… jadi laper. Hahahahaha.

Mulai dari Google, hingga Slack telah sedikit banyak berkontribusi terhadap implementasi metode work from home yang sebenarnya. 

Work from home yang sekarang kita kenal. Bekerja dari jam 8 - 5 dari Senin - Jumat.

Sebelum masuk ke yang enak-enaknya, kamu perlu paham dulu nih tentang beberapa risiko terkait dengan metode work from home. Kenapa? Supaya gak kaya es teh manis yang lupa diaduk. Cuma manis-manis diawal aja. Ehee…..

Tingkat Keberhasilan Work From Home

Nah, untuk element ini kamu kudu punya alat ukurnya dulu. Kenapa? Tiap perusahaan, industri, atau organisasi pasti punya goals yang berbeda-beda. Cara kerja yang berbeda-beda.

Namun, secara umum sih biasanya diukur dengan tingkat produktivitas perusahaan. Dalam kondisi “normal”, dalam artian tidak dalam kondisi “luar biasa” (misalnya wabah), naik / turunnya produktivitas akan menjadi tolak ukur berhasil / tidaknya implementasi work from home bagi perusahaan. 

Itu jika keadaan normal. Akan berbeda jika implementasi dilakukan karena keadaan darurat. Bisa karena wabah, bencana, atau hal lain diluar kontrol perusahaan. Berhasil / tidaknya implementasi work from home akan dinilai dari faktor multi dimensi. Tidak hanya produktivitasnya saja. 

Mulai dari keamanan pekerja, tinggat produktivitas, hingga jalannya komunikasi. Yang jelas, akan lebih kompleks.

Waduh, kalau begitu sulit dong mengukur tingkat keberhasilan implementasi work from home bagi perusahaan. Jawabannya nano nano. Simpulkan sendiri dari beberapa pembahasan mengenai work from home, dibawah ini ya!

“People who spend between 60-80% of their working hours remote for at least 3-4 days out of the week report the highest engagement rates compared to those who never work off-site

“People working from home completed 13.5% more calls than the staff in the office did,” which turned out to be another full day’s worth of work, according to a different case study

Kamu lihat sendiri kan, masing-masing perusahaan punya element sendiri untuk diukur. Sehingga pertanyaan akan kembali ke kamu. Perusahaanmu bergerak dalam industri apa? Ada berapa banyak pekerja dalam perusahaan? Hingga berapa banyak cashflow yang perusahaan miliki untuk memastikan kegiatan operasional perusahaan tidak terganggu.

Mungkin juga kamu sadar kalau pembahasan tadi tidak dilakukan 100% work from home. Ya khan? Ada yang sadar tidak? 

Jadi, akan muncul pertanyaan berantai nih. Bagaimana kalau keadaan memaksa 100% pekerja work from home? 

Hmmmmm. Cukup sulit untuk menjawabnya. Faktanya saja, setelah wabah corona masuk Jakarta, masih banyak perusahaan yang belum mengimplementasikan 100% pekerja menggunakan metode work from home. 

Kalau dari perspektif perusahaan IT, SoftwareSeni melihat, perusahaan SoftwareSeni sangat mungkin untuk mengimplementasikan metode work from home bagi semua karyawan tanpa terkecuali. Kenapa? Semua aktivitas produksi 100% menggunakan perangkat yang “mobile” (mudah dibawa). 

Tentu jawaban akan berbeda jika kamu bertanya kepada perusahaan manufaktur lain yang membutuhkan perangkat non-mobile (sulit untuk dibawa) untuk proses produksi. Ya kan?

Balik ke tingkat keberhasilan work from home.

Jika memang implementasi work from home dilakukan karena diluar kendali perusahaan. Seperti wabah corona yang sedang terjadi di seluruh dunia. Perusahaan harus bisa untuk toleransi akan penurunan produksi. DENGAN SATU CATATAN. Penurunan produksi masih dalam batas yang "wajar". 

Cyber Security (Keamanan Siber)

Wow, langsung to the point bgt yak. Wkwkwkwk. Percaya deh, risiko paling besar yang akan dihadapi oleh teman-teman yang bekerja dengan metode work from home adalah cyber security. Apalagi buat kamu yang suka nongki-nongki gemas sembari bekerja menggunakn wifi publik.

Cyber Security work from home

Kamu pikir, penurunan produktivitas perusahaan adalah yang paling ditakutkan oleh perusahaan? Oooo, untuk SoftwareSeni, justru kejahatan siber ini lah yang paling ditakutkan. Sereeemmmm dah. 

Terlepas dari wabah corona yang terjadi, risiko ini dimiliki oleh semua orang tanpa terkecuali. Apalagi jika dikaitkan dengan wabah corona. Tentu, bagi orang-orang berotak kriminal, ini adalah ladang gandum bagi mereka untuk melakukan tindakan kriminal via siber. Betapa tidak, harga masker saja melambung naik. Apa lagi harga data perusahaan? Ya kan? Eheeee….

Meskipun demikian, kamu tidak usah takut. Ada begitu banyak cara yang bisa dilakukan agar terhindar dari kejahatan cyber. 

1. Self-Awareness

Mulai dari diri sendiri! Kamu tidak perlu menuntut perusahaan untuk memiliki seorang DevOps ahli untuk memastikan tidak ada penyusup gelap masuk kedalam sistem komputermu ketika implementasi work from home dilakukan. Cukup dari kesadaran diri. Ketika kamu memang diharuskan bekerja dari rumah. Lakukan benar-benar di rumah. Bukan malah mongkrong cantik di kafe-kafe menggunakan wifi publik, atau bahkan mengunjungi tempat lain yang bukan “rumah”. Kecuali memang keadaan yang mendesak. Seperti banjir, atau hal emergency lainnya. 

Terkadang, kamu tidak sadar, kalau resiko terbesar justru datang dari diri sendiri. Kebiasaan / prilaku “internet positif” kudu dijunjung tinggi. Hal paling mudah adalah dengan memilih jaringan internet yang aman. Dengan merebaknya kasus corona di Indonesia, ada ketakutan dimana wifi publik menjadi incaran orang-orang tidak bertanggung jawab.

Coba cek email kamu. Hapus email-email spam atau email yang tidak perlu. Bukannya kenapa-kenapa, untuk menghindari diri dari human error “salah pencet” yang berujung fatal. Sudah? Baiklah, coba tengok siapa saja yang bisa mengintip email kamu di https://haveibeenpwned.com/ . Mungkin ada pihak-pihak nakal yang coba berselancar menggunakan email milikmu.

Gimana? Tidak sulit, bukan? Hehehehe.

2. Training

Jangan berpikir jika training disini sebagai training untuk menjadi atau menangkal hacker ya! Bukan! Hahahaha. Ini adalah yang perlu dilakukan perusahaan untuk memastikan pekerja benar-benar sadar tentang keamanan siber mereka dan yang paling penting adalah data perusahaan. 

Seperti yang telah SoftwareSeni lakukan. Dengan memberikan fasilitas training tentang cyber security, setidaknya SoftwareSeni telah menuntaskan kewajibannya untuk memastikan semua karyawan SoftwareSeni paham dan mengerti bagaimana mengimplementasikan cyber security, tidak hanya di kantor tetapi juga diluar ekosistem SoftwareSeni.

Implementasi Work From Home Agar Efektif & Efisien  

Sebelum mengulik tentang tips & trick yang bisa kamu lakukan agar implementasi work from home bisa dilakukan dengan efektif & efisien, kamu perlu tahu untuk membangun budaya itu tidaklah sebentar. Bukan hal yang bisa kamu lakukan satu malam saja. 

work from home

Yuk mulai!

1. Policy / Peraturan / Protokol

Kalau kamu adalah seorang HRD atau bahkan pemilik perusahaan, memiliki peraturan tentang penyelenggaraan metode work from home itu justru akan memudahkan perusahaan kedepannya, loh! Kenapa begitu? 

Pertama, isi peraturan yang terkait dengan implementasi work from home menjadi jelas. Misalnya, dalam kondisi seperti apa metode work from home akan di implmentasikan, berapa lama, hingga perihal detai macam laptop dan akses internet.

Jika dalam peraturan sudah sejelas itu, tim yang akan melakukan projeksi budget juga akan tertolong bgt loh. Hal yang paling sederhana adalah mekanisme akses internet. Mungkin dalam satu kantor ada 3 model yang dipakai. Ada yang menggunakan fiber optik, ada yang menggunakan modem mifi, ada juga yang hanya melakukan tethering dari HP. Nah, dalam peraturan, perlu banget membuat peraturan berapa banyak perusahaan akan membantu karyawan untuk akses internet, hingga cara reimburse yang tepat.

Kelihatan ribet ya? Memang, awalnya. Itu baru dari satu sisi.

Maka dari itu, membuat policy / peraturan butuh banget waktu. Kan mustahil untuk mengimplementasikan work from home untuk dapat efisien & efektif jika secara tiba-tiba. Mungkin jika memang para karyawan / pekerja siap. Namun, kamu perlu ingat. Rumah adalah zona nyaman. Akan banyak distraksi yang “menggoda” para karyawan untuk produktif. 

Makannya, adanya mekanisme reporting & komunikasi untuk memastikan karyawan dalam keadaan “baik” dan stay produktif. 

Gimana? Apakah perusahaanmu sudah punya peraturan akan hal ini? Jika tidak? Apa tidak ingin punya? Hehehehe. 

2. Simulasi / Uji Coba

Kamu pernah tidak, membuat rencana event / run down event dan itu tiba-tiba tidak berjalan sesuai yang kamu rencanakan? Pasti pernah ya? Hehehe. Nah, ini lah fungsi dari simulasi. Kamu bisa memperhitungkan / mengira-ira apa saja hambatan yang kemungkinan muncul pada saat implementasi work from home berlangsung. Sehingga, bisa dicari jalan keluar bersama. Bukan begitu?

Biasanya nih ya, yang menjadi hambatan terbesar ketika karyawan dicoba untuk tetap produktif saat implmentasi work from home adalah tidak bisa fokus pada pekerjaan. Ada saja hal yang memecah konsentrasi. Misalnya, anak rewel. Atau mungkin kasur mulai bernyanyi “sini tiduran, rebahan, enak loh.” Dan masih banyak hal lainnya. Hehehehe.

Dalam simulasi kamu akan melihat banyak fakta lapangan yang akan dihadapi oleh perusahaan ketika implementasi work from home dilakukan. Yang menjadi tantangan terbesar adalah komunikasi. Betapa tidak. Ketika dikantor, kamu hanya tinggal “colek” orang ingin kamu ajak bicara. Nah, berbeda ketika kamu bekerja di rumah masing-masing. Kalau mau berkomunikasi perlu bantuan tools. Kamu tidak tahu kondisi pasti orang tersebut sedang apa. Bisa saja, ketika kamu bertanya, mereka sedang meeting dengan client, atau bahkan nabung di WC. Hehehehe.

Dari situ bakal kelihatan tuh potensi celah miskomunikasi, hingga masalah-masalah teknis lain. Yang jelas, perlu banget evaluasi untuk melihat apakah protokol / policy / peraturan tentang work from home sudah sesuai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan. Jangan sampai, implementasi work from home kacau hanya karena masalah sepele yang bisa dihindari. 

Waduh, banyak sekali ya effortnya. Yang jelas, membuat sistem yang baik itu sudah sulit. Apalagi jika ditambah syarat untuk bisa “fleksibel”. Bakal berlipat-lipat lebih sulit. Namun, bukan berarti tidak mungkin, kan? 

3. Culture / Budaya Perusahaan

Ini yang paling sulit sepertinya. Sepertinya loh yaaaa.. Jadi sifatnya tidak pasti hehehehe. Bisa jadi mudah, bisa jadi susah. Tergantung. Yang jelas, jika perusahaan sudah membentuk budaya fleksibilitas & punya moto “ease people’s live” harusnya sih ini bisa secara cepat terbentuk. Percaya deh, ketahanan sistem suatu perusahaan akan diuji oleh kondisi darurat diluar kontrol perusahaan. Yang baru saja terjadi adalah wabah corona.

Jika sistem & budaya perusahaan baik, maka kondisi sulit akan bisa dilewati dengan elegan. Bukan berarti mudah ya. Tetap perlu usaha. Hanya saja cukup terbantu oleh budaya perusahaan yang memang sudah baik. Tentu untuk membentuk budaya perusahaan yang siaga akan perubahan yang terjadi (baik dari segi bisnis, lingkungan, cara kerja perusahaan) tidak bisa terbentuk hanya dalam kedipan mata. Semua ada prosesnya.

Bahkan, akan terjadi tuh yang namanya seleksi alam. Orang-orang yang cenderung mampu bergerak bersama dinamika perusahaan akan bertahan. Sedangkan, orang yang yang memang resisten terhadap perubahan cenderung akan mencari perusahaan lain yang dianggap sesuai dengan cara kerja orang tersebut. Contoh yang paling gampang kamu temui adalah kenyataan bahwa tidak semua orang nyaman dengan kondisi bekerja work from home.

Jadi, gimana? Apakah perusahaan kamu memiliki tantangan untuk merubah budaya untuk bisa terus fleksibel? Perusahaan Manufaktur pasti mengerti banget nih yang begini. Ehe.

4. Stay Professional

Ini nih yang terkadang membuat cemas untuk mengimplementasikan metode work from home bagi beberapa perusahaan. Hayo ngaku, siapa yang karena metode work from home, malah santai-santai. Bangun tidur, absen tidur lagi. Nonton drama Korea, atau bahkan Netflix? Hihihihihi. Tenang kamu tidak sendiri kok . 

Justru itulah yang sering ditakutkan perusahaan. Bukan karena tidak produktif ya. Kamu tetap bisa memastikan pekerjaan mu selesai, kok. Namun, untuk stay professional, itu lah yang banyak godaan. Betul? Kok teriaknya pada keras aman. Hahahaha. Jangan lupa pakai celana ya teriaknya. Malah masih ada yang belom cuci muka. Hadeh. Bauk iler tauk. Hahahahaha.

Nah, sekarang coba deh kebiasaan sebelum kamu berangkat ke kantor. Mulai dari jam bangunnya, mandinya, sarapannya, jangan sampai ada yang berubah. Tolong banget untuk tetap melakukan kebiasaan kamu sebelum ke kantor seperti biasa. Work from home yang membedakan hanya satu kok. Kerja dari rumah. Sisanya sama. Gimana? Berani coba?

Waduh, masih tidak bisa nih. Ada langkah jitu tidak ya agar masalah profesionalisme ini bisa terkontrol?

ADA! Pakailah policy / peraturan / protokol.

Misalnya, rutin apel online via vcall jam 8 pagi. Apel siang jam 1 siang. Untuk melihat keadaan team. Apakah ada yang menghilang, atau masih tetap stay professional. Itu cara yang paling basic sih.

Namun, akan beda cerita jika itu kasus MATI LISTRIK. Sedih ya dengernya. Tetapi, mau gimana lagi. Perusahaan perlu mentoleransi untuk kasus ini. Karena jujur, SoftwareSeni juga mengalaminya kok. Eheeeee.

Kesimpulan

Implementasi Work From Home harus benar-benar dicermati. Kenapa? Tidak semua perusahaan bisa mengimplementasikan metode tersebut. Tidak semua divisi perusahaan bisa ikut work from home. Ada yang tetap harus ke lapangan. Namun, bagi kamu-kamu yang memang memungkinkan untuk bekerja dengan metode work from home, penting banget untuk tetap bisa membantu perusahaan guna menyukseskan program work from home. 

Oh iya, kamu tidak bisa menyamakan implementasi work from home dalam keadaan “normal” dan “darurat” ya! Karena outpun yang diberikan akan berbeda. Nah, untuk menjaga kestabilan bisnis perusahaan dan menghindari hal buruk terjadi, ada beberapa hal nih yang perlu kamu pahami.

Namun, ada satu bahaya yang perlu kamu waspadai ketika mengimplementasikan metode work from home. Cyber Crime. Yap, makannya penting banget buat kamu untuk bisa memahami perihal cyber security. Bukan cuma untuk perusahaan. Tetapi juga untuk dirimu sendiri. Apalagi setelah banyak perusahaan yang menerapkan metode work from home dikarenakan wabah corona. Harga masker saja naik, apalagi harga data perusahaan / pribadi kamu kan? 

Hal sederhana yang bisa kamu lakukan mudah kok. Cukup hindari pemakaian jaringan yang sifatnya publik. Di kafe, restoran, atau tempat-tempat umum lainnya. Just stay at home dan gunakan jaringan milikmu sendiri. 

Biasanya teman-teman HRD cukup kewalahan nih untuk mempersiapkan dan memastikan implementasi work from home dapat berjalan dengan baik. Nah, SoftwareSeni punya beberapa tips & trick nih agar implementasi bisa berjalan dengan baik. Ingat ya, tips & trick ini bukanlah penentu pasti tingkat keberhasilan implementasi work from home. Tetapi, lebih kepada memberikan pandangan lain tentang bagaimana cara melakukan work from home dengan lebih tertata.

Yang pertama adalah dengan membuat policy / peraturan / protokol. Sebagai HRD pasti ada beberapa standard kerja yang harus dipenuhi karyawan. Bukannya tidak percaya pada para karyawan. Hanya saja, memang perlu banget untuk memastikan kondisi kerja karyawan yang nyaman dan sesuai standard yang ditetapkan perusahaan. Biasanaya mulai dari table setup, kondisi ruangan, hingga koneksi internet. Misalnya loh itu.

Kedua adalah simulasi / uji coba. Kamu pasti pernah mengalami sesuatu yang tidak sesuai dengan rencana. Nah, fungsi dari simulasi ini adalah untuk melihat, kira-kira hambatan apa saja yang akan dihadapi oleh perusahaan ketika implementasi work from home dilakukan. Jangan sampai ada hal kecil yang harusnya bisa dihindari, justru mengacaukan proses implementasi tersebut. Ya kan?

Ketika adalah culture / budaya perusahaan. Kalau ini, perlu waktu yang tidak sebentar untuk membentu budaya fleksibel dan adaptive. Namun, kalau kamu berhasil. Budaya perusahaan ini yang akan membantu kamu dan memperlancar proses implementasi program work from home.

Nah, yang terakhir ini berlaku untuk semua orang dalam perusahaan, ya! STAY PROFFESIONAL! Biasakan kebiasaan yang kamu lakukan sebelum berangkat ke kantor tetap dilakukan. Jangan karena kamu kerja di rumah jadi santai-santai. Nonton drama Korea. Dan melakukan aktivitas yang memang hanya kamu lakukan di rumah. 

Jadi gimana? Kantor kamu sudah biasa memberlakukan program work from home? Boleh dong cerita pengalaman kerja di rumah versimu! 

APAKAH ADA YANG TERGANJAL OLEH MATI LISTRIK? Hahahaha. Sama. Lol.